Lưu Hồ Sơ Nhân Sự

Câu hỏi: Công ty tôi mới thành lập. Tôi làm ở bộ phận nhân sự, xin hỏi: Công ty có cần lập sổ tay quản lý lao động không? Nếu phải lập sổ, thì tôi lập sổ điện tử để quản lý lao động được không, hay bắt buộc phải làm sổ giấy? ([email protected])

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi bao gồm các loại giấy tờ sau:

Đọc thêm: Top 10+ phần mềm quản lý tài sản phù hợp nhất với doanh nghiệp

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc bao gồm các loại giấy tờ sau:

Lưu trữ hồ sơ nhân sự thủ công

Đây là cách làm phù hợp với doanh nghiệp nhỏ bởi dễ thực hiện và chi phí thấp. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này đó là tương đối tốn thời gian và công sức để quản lý, gây khó khăn khi tìm kiếm thông tin; đồng thời dễ bị thất lạc, hư hỏng.

Tủ hồ sơ nhân sự nhiều ngăn được rất nhiều các doanh nghiệp lớn, đông nhân sự sử dụng. Dạng tủ này vừa có thể làm trang trí văn phòng, vừa gọn gàng và tiết kiệm không gian.

Tủ hồ sơ nhiều ngăn rất hữu ích trong việc lưu trữ và bảo quản số lượng lớn hồ sơ, đa dạng các loai giấy tờ với các kích thước khác nhau.

Với loại tủ này, các doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ theo từng tiêu chí như phòng ban, chức vụ, thời gian làm việc, v.v. và lưu trữ trong các ngăn tủ riêng biệt.

Để có thể phân biệt từng ngăn tủ, người ta thường dán giấy ghi tên các loại tài liệu để thuận tiện trong việc tìm kiếm, tránh mất nhiều thời gian.

Với loại tủ này, thường các đơn vị sẽ tận dụng ngăn trên cho các hồ sơ đang sử dụng và ngăn dưới cho hồ sơ không sử dụng thường xuyên.

Hồ sơ 2 ngăn thường chỉ dùng trong trường hợp cần lưu trữ ít giấy tờ. Loại tủ lưu trữ này có không gian nhỏ, giá thành cũng khá mềm so với các loại tủ đựng hồ sơ khác.

Đây là cách làm tương đối truyền thống, phù hợp với việc lưu trữ hồ sơ ít sử dụng hoặc cần di chuyển thường xuyên. Thùng đựng hồ sơ kín, có thể bảo quản tài liệu tốt, tránh hư hỏng mối mọt, tuy nhiên có nhược điểm là tương đối nặng, và không thuận tiện trong trường hợp tìm kiếm hồ sơ.

Bìa đựng hồ sơ là phương pháp lưu trữ thích hợp dành cho việc lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Đối với người lao động dưới 15 tuổi

Trong trường hợp doanh nghiệp có người lao động dưới 15 tuổi thì trong hồ sơ nhân sự cần đảm bảo cung cấp đủ các giấy tờ được đề cập dưới đây:

Doanh nghiệp cần đưa ra văn bản đồng ý thực hiện giao kết hợp đồng với người đại diện theo pháp luật

Quản lý, lưu trữ thông tin nhân sự chuyên nghiệp với SureHCS for C&B

Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.  Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên. Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công - Lương – Thưởng – Bảo hiểm - Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác. Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển. Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo. Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là một phần quan trọng của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 4 Mẫu file lưu hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, miễn phí sẽ cung cấp cho bạn giải hữu ích để tổ chức và quản lý dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả. Dù bạn sử dụng biểu mẫu Excel hoặc một phần mềm quản lý hiện đại, điều quan trọng là hiểu rõ những thông tin cần thiết và cách xử lý chúng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Cập nhật quy định mới nhất về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay, chưa có quy định mới nhất nào về lưu trữ hồ sơ nhân sự được ban hành trong năm 2024. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định được ban hành trước đó và vẫn còn hiệu lực. Cụ thể, theo Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu. Trong đó:

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Bất kể người lao động thuộc đối tượng thử việc, nhân sự chính thức hay dưới 15 tuổi thì bộ hồ sơ nhân sự của họ cũng sẽ cần một số giấy tờ chung như sau:

Ngoài các giấy tờ trên, tùy thuộc vào loại đối tượng lao động mà doanh nghiệp sẽ yêu cầu thêm một số loại giấy tờ khác nhau. Cụ thể:

Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và an toàn. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự được trình bày trong phần tiếp theo.

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, lựa chọn tủ hồ sơ, phân loại hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, doanh nghiệp cần thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học, an toàn và hiệu quả. Các bước thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm:

Đọc thêm: Top 8 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phổ biến cho doanh nghiệp

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ liên quan đến người lao động như:

Trường hợp người lao động là người nước ngoài thì ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, người lao động cần bổ sung thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và Visa lưu trú còn thời hạn.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự online

Để hỗ trợ bộ phận nhân sự các doanh nghiệp, Base.vn đã tổng hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại đây để tải về miễn phí.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả Base HRM

Base HRM là phần mềm nhân sự toàn diện, trong đó có riêng một module tính năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự.

Base HRM hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng một quy trình lưu trữ hồ sơ tinh gọn, nhưng khoa học và cực kì hiệu quả .

Với Base HRM, doanh nghiệp có thể:

Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình lưu trữ hỗ sơ nhân sự chi tiết, khoa học để đảm bảo các thông tin nhân sự được lưu và sắp xếp khoa học, tránh tình trạng thất lạc thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và cập nhật thông tin. Ngày nay, chuyển đổi số ngày càng phát triển, nhiều doanh nghiệp đã và đang hướng tới việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên biệt thay thế dần cho hình thức lưu trữ thủ công hoặc bằng excel. Đây là phương pháp vừa khoa học, vừa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, thời gian,…đồng thời lại cực kỳ thuận tiện trong việc thay đổi và điều chỉnh thông tin, tránh những sai sót không đáng có.

Hồ sơ nhân sự được xem là một trong các đối tượng trung tâm, quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự buộc phải nắm rõ các thông tin như hồ sơ nhân sự là gì, các loại giấy tờ cần thiết hay quy định về việc quản lý, lưu trữ.

Hồ sơ nhân sự gồm những gì? Quy định quản lý hồ sơ nhân sự

Cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu tất cả các vấn đề này qua bài viết được chia sẻ dưới đây!

Hồ sơ nhân sự là một tài liệu rất quan trọng. Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin quan trọng có liên quan đến các nhân sự trong công ty như thông tin về sơ yếu lý lịch, lịch sử công tác, thông tin xin nghỉ phép, bảo hiểm, lương thưởng,...

Những thông tin này có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu đối với công tác quản lý của bộ phận hành chính nhân sự, hỗ trợ việc tính toán bảng chấm công, các khoản lương. Chính vì vậy mà hồ sơ nhân sự luôn là tài liệu mà doanh nghiệp được khuyến cáo phải bảo vệ, lưu trữ thật cẩn thận.

Việc nắm rõ thông tin bộ hồ sơ nhân sự cần những gì (hay nói cách khác là bao gồm những gì) sẽ giúp quá trình quản lý, lưu trữ của doanh nghiệp được dễ dàng, hiệu quả hơn. Cụ thể: